Il est temps de vous déconnecter des réunions inutiles

Nous sommes mercredi matin. 11h30 heure locale.

Vous venez de terminer d'assister à une réunion de statut quotidienne ou hebdomadaire.

Au moment où vous vous asseyez, cliquez sur votre onglet suivant, levez-vous pour prendre un café, un thé ou de l'eau ou réfléchissez aux choix de vie qui vous ont conduit à ce moment, presque tout ce que vous avez entendu est effacé de votre conscience.

Que vient-il de se passer ? La réunion a-t-elle vraiment existé ?

Êtes-vous reparti avec moins d’actions à entreprendre et plus d’anxiété à propos de tout ce que vous avez manqué pendant que vous écoutiez à moitié ?

wil willis wiki

Si c’est le cas, vous ne vous sentez pas mal. Lorsque le sujet est abordé lors de ma séance de leadership, les yeux se détournent rapidement et des rires coupables se font entendre.

Il existe de nombreux articles et études sur la façon dont le passage à des cultures de travail hybrides a conduit à davantage de distraction fatigue et même anxiété alors que des blocs d’invitations incessants remplissent nos calendriers. Il existe de nombreuses façons de restructurer les itérations et de gérer les réunions. Mais je préfère demander : la réunion devrait-elle exister ?

Ce conseil s'adresse particulièrement aux managers et aux chefs d'équipe, c'est-à-dire les personnes qui inscrivent les réunions sur les calendriers en premier lieu.

Je parle des réunions où vous gémissez de manière audible lorsque vous vous connectez ou passez 30 minutes ou une heure à attendre pour faire le point de 30 secondes. Où tout le monde ne fait que faire les mouvements et a hâte de partir et de se remettre au vrai travail. Une fois que vous les avez identifiés, il est temps de vous déconnecter de la Matrice, de reprendre notre temps et notre raison et de remplacer la distraction par la productivité et le progrès réel.

Faites de 2026 l'année où vous reprenez le contrôle de votre emploi du temps et choisissez quelles réunions ont vraiment besoin d'exister et ce qui peut se dérouler de manière asynchrone.

Au lieu d’exiger que tout le monde assiste à la même réunion au même moment dans la même salle de conférence ou réunion virtuelle, pouvez-vous obtenir les mêmes résultats en exigeant que les gens publient leurs mises à jour dans un document et communiquent sur la plateforme de messagerie instantanée de votre entreprise ?

Cela ne vous fera pas seulement gagner du temps. Il peut également :

Ne serait-il pas formidable si les 30 minutes que vous passez en réunion de statut pouvaient être remplacées par l'écriture de quelques phrases dans un Google Doc et quelques lignes sur Slack ? Si ces résultats semblent meilleurs que de rester les bras croisés dans une conférence ou une salle virtuelle, voici comment vous pouvez commencer.

Ne définissez pas votre valeur par le niveau de remplissage de votre calendrier

La première étape nécessite un changement de culture. Une grande partie du travail, en particulier dans les postes de direction, est basée sur les relations. Les managers veulent savoir comment vont leurs collaborateurs et un calendrier rempli de réunions superposées est un moyen simple de visualiser votre importance et votre valeur pour une organisation. Il devient trop facile de définir votre valeur par le nombre de réunions que vous avez.

Même s’il peut être agréable d’être la personne qui fait tout en même temps partout, ce n’est pas durable. La fatigue s’installe, votre souci du détail diminue et vous disposez de peu de temps pour le suivi et l’action lorsque vous courez de réunion en réunion.

Au lieu de profiter de chaque dernière seconde de votre journée, il est peut-être temps de passer à l’étape suivante.

Auditez vos réunions récurrentes

Commencez par parcourir vos emplois du temps et examinez le temps que vous passez dans une réunion particulière par rapport aux résultats attendus.

Recherchez des réunions telles que les réunions de presse en début de journée où les changements au cours de la journée pourraient les rendre sans objet. Si les résultats attendus changent constamment après la réunion, il est peut-être temps d'annuler.

Pour les réunions debout, les gens attendent-ils leur temps pour parler et sont-ils mentalement vérifiés autrement ? Y avait-il un ordre du jour ? Quittez-vous systématiquement la réunion avec une directive claire et une compréhension de ce qui se passe ? Si c’est le cas, comment êtes-vous sûr que tout le monde ressent la même chose ? Cette réunion est-elle plus à votre avantage qu’à celle des participants ? Si la réponse est oui plus souvent que non, il serait peut-être préférable pour l'équipe de passer à l'asynchrone.

Une autre opportunité à rechercher est la durée des réunions. Planifiez-vous des réunions par blocs de 30 ou 60 minutes parce que c'est la valeur par défaut de votre calendrier ? Cette réunion de 30 minutes peut-elle durer 15 minutes ? Les 60 minutes peuvent-elles être ramenées à 45 minutes ? Utilisez le temps que vous économisez comme débordement pour pouvoir suivre les actions à entreprendre ou vous lever de votre bureau et faire une pause mentale.

Créer un cadre

Félicitations! Vous venez d'annuler une réunion et de redonner du temps à tout le monde. Et maintenant ?

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D’abord, ne fais pas ça. Du moins pas avant de vérifier avec tout le monde. Un travail asynchrone réussi nécessite une collaboration constante. Voici quelques façons de faciliter la transition.

Une fois votre cadre en place, vous pouvez passer à la dernière étape.

Établir des accords sur les styles de communication et les délais

Pour que ce type de travail réussisse, chacun doit y adhérer, accepter les attentes, savoir communiquer entre eux et savoir quand il doit contribuer.

Il est désormais temps de vous féliciter. Vous avez annulé au moins une réunion (espérons-le plus) et vous avez donné à votre équipe et à l'organisation plus de temps pour faire le travail qu'elles jugent précieux et significatif. La dernière étape, tout aussi importante, dans l’annulation des réunions est…

Sachez quand revenir au temps réel

Même les personnes qui excellent dans le travail asynchrone peuvent perdre le contexte et se retrouver incomprises. Si les messages de discussion commencent à apparaître en masse sans résolution, il est peut-être temps de vous lancer dans une réunion rapide. Les messages courts sont parfaits pour donner des mises à jour, mais certains sujets peuvent nécessiter plus de nuances ou de discussions.

Lorsque vous voyez de la frustration ou d’autres émotions commencer à éclater, réunissez les personnes engagées dans la discussion afin qu’elles puissent mieux comprendre le point de vue de chacun et éviter une mauvaise interprétation du ton.

Il est temps de réinitialiser

L’objectif du passage au travail asynchrone n’est pas de passer moins de temps avec votre équipe ou vos collègues ; il s'agit de vous débrancher de la matrice des réunions consécutives inefficaces et de donner aux gens l'espace nécessaire pour se concentrer sur le travail qu'ils font le mieux.

Arrêtez de mesurer votre valeur par la densité de votre calendrier et commencez à mesurer où vous passez votre temps et quels résultats vous attendez de votre équipe. Encourager la communication et la collaboration en matière de documentation.

bella dayne

Jetez un œil à l’horaire du reste de votre journée, semaine ou mois. Trouvez cette réunion permanente qui ressemble plus à un rituel qu'à une ressource et annulez-la. Je vous promets que le monde ne finira pas.

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